一、函數應用基礎

      (一)函數和公式

      1.什么是函數

      WPS表格 函數即是預先定義，執行計算、分析等處理數據任務的特殊公式。以常用的求和函數SUM 為例，它的語法是“SUM( 數值 1, 數值 2,......)”。其中“SUM”稱為函數名稱，一個函數只有唯一的一個名稱，它決定了函數的功能和用途。函數名稱后緊跟左括號，接著是用逗號分隔的稱為參數的內容，最后用一個右括號表示函數結束。參數是函數中最復雜的組成部分，它規定了函數的運算對象、順序或結構等。使得用戶可以對某個單元格或區域進行處理，如確定成績名次、計算三角函數值等。

      2.什么是公式

      函數與公式既有區別又互相聯系。如果說前者是 WPS表格 預先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號“=”開始，其內部可以包括函數、引用、運算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數，“A1”則是對單元格A1 的引用(使用其中存儲的數據)，“26”則是常量，“*”和“+”則是算術運算符(另外還有比較運算符、文本運算符和引用運算符)。如果函數要以公式的形式出現，它必須有兩個組成部分，一個是函數名稱前面的等號，另一個則是函數本身。

      (二)函數的參數

      函數右邊括號中的部分稱為參數，假如一個函數可以使用多個參數，那么參數與參數之間使用半角逗號進行分隔。參數可以是常量(數字和文本)、邏輯值(例如 真值 或 假值 )、數組、錯誤值(例如#N/A)或單元格引用(例如E1:H1)，甚至可以是另一個或幾個函數等。參數的類型和位置必須滿足函數語法的要求，否則將返回錯誤信息。

      1.常量

      常量是直接輸入到單元格或公式中的數字或文本，或由名稱所代表的數字或文本值，例如數字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。但是公式或由公式計算出的結果都不是常量，因為只要公式的參數發生了變化，它自身或計算出來的結果就會發生變化。

      2.邏輯值

      邏輯值是比較特殊的一類參數，它只有真或假兩種類型。例如在公式“=IF(A3=0,"",A2/A3)”中，“A3=0”就是一個可以返回真或假兩種結果的參數。當“A3=0”為真時在公式所在單元格中填入“0”，否則在單元格中填入“A2/A3”的計算結果。

      3.數組

      數組用于可產生多個結果，或可以對存放在行和列中的一組參數進行計算的公式。 WPS表格 中有常量和區域兩類數組。前者放在“{}”(按下Ctrl+Shift+Enter 組合鍵自動生成)內部，而且內部各列的數值要用逗號“,”隔開，各行的數值要用分號“;”隔開。假如你要表示第1 行中的56、78、89 和第2 行中的90、76、80，就應該建立一個2 行3 列的常量數組“{56,78,89;90,76,80}。

      區域數組是一個矩形的單元格區域，該區域中的單元格共用一個公式。例如公式“=TREND(B1:B3,A1:A3)”作為數組公式使用時，它所引用的矩形單元格區域“B1:B3,A1:A3”就是一個區域數組。

      4.錯誤值

      使用錯誤值作為參數的主要是信息函數，例如“ERROR.TYPE”函數就是以錯誤值作為參數。它的語法為“ERROR.TYPE( 錯誤碼 )”，如果其中的參數是#NUM!，則返回數值“6”。

      5.單元格引用

      單元格引用是函數中最常見的參數，引用的目的在于標識工作表單元格或單元格區域，并指明公式或函數所使用的數據的位置，便于它們使用工作表各處的數據，或者在多個函數中使用同一個單元格的數據。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格，甚至引用其他工作簿中的數據。根據公式所在單元格的位置發生變化時，單元格引用的變化情況，我們可以引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種類型。以存放在F2 單元格中的公式“=SUM(A2:E2)”為例，當公式由F2 單元格復制到F3 單元格以后，公式中的引用也會變化為“=SUM(A3:E3)”。若公式自F 列向下繼續復制，“行標”每增加1 行，公式中的行標也自動加1。如果上述公式改為“=SUM($A $3：E $3)”，則無論公式復制到何處，其引用的位置始終是“A3:E3”區域。

      混合引用有“絕對列和相對行”，或是“絕對行和相對列”兩種形式。前者如“=SUM($A3：E3)”，后者如“=SUM(A$3:E$3)”。上面的幾個實例引用的都是同一工作表中的數據，如果要分析同一工作簿中多張工作表上的數據，就要使用三維引用。假如公式放在工作表Sheet1 的C6 單元格，要引用工作表Sheet2 的“A1:A6”和Sheet3 的“B2:B9”區域進行求和運算，則公式中的引用形式為“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是說三維引用中不僅包含單元格或區域引用，還要在前面加上帶“!”的工作表名稱。假如你要引用的數據來自另一個工作簿，如工作簿Book1中的SUM 函數要絕對引用工作簿Book2 中的數據，其公式為“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1:SB S9)”，也就是在原來單元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!”。放在中括號里面的是工作簿名稱，帶“!”的則是其中的工作表名稱。即是跨工作簿引用單元格或區域時，引用對象的前面必須用“!”作為工作表分隔符，再用中括號作為工作簿分隔符。不過三維引用的要受到較多的限制，例如不能使用數組公式等。

      提示：上面介紹的是 WPS表格 默認的引用方式，稱為“A1引用樣式”。如果你要計算處在“宏”內的行和列，必須使用“R1C1 引用樣式”。在這種引用樣式中， WPS表格 使用“R”加“行標”和“C”加“列標”的方法指示單元格位置。啟用或 關閉R1C1 引用樣式必須單擊“工具→選項”菜單命令，打開對話框的“常規”選項卡，選中或清除“設置”下的“R1C1引用樣式”選項。由于這種引用樣式很少使用，限于篇幅本文不做進一步介紹。

      6.嵌套函數

      除了上面介紹的情況外，函數也可以是嵌套的，即一個函數是另一個函數的參數，例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")”。其中公式中的IF 函數使用了嵌套的RIGHTB 函數，并將后者返回的結果作為IF 的邏輯判斷依據。

      7.名稱

      為了更加直觀地標識單元格或單元格區域，我們可以給它們賦予一個名稱，從而在公式或函數中直接引用。例如“B2:B46”區域存放著學生的物理成績，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:B46)”。在給B2:B46 區域命名為“物理分數”以后，該公式就可以變為“=AVERAGE(物理分數)”，從而使公式變得更加直觀。

      給一個單元格或區域命名的方法是：選中要命名的單元格或單元格區域，鼠標單擊編輯欄頂端的“名稱框”，在其中輸入名稱后回車。也可以選中要命名的單元格或單元格區域，單擊“插入→名稱→定義”菜單命令，在打開的“定義名稱”對話框中輸入名稱后確定即可。如果你要刪除已經命名的區域，可以按相同方法打開“定義名稱”對話框，選中你要刪除的名稱刪除即可。

      需要特別說明的是，創建好的名稱可以被所有工作表引用，而且引用時不需要在名稱前面添加工作表名(這就是使用名稱的主要優點)，因此名稱引用實際上是一種絕對引用。因為它不是文本，使用時名稱和標志都不能添加引號。

      (三)函數輸入方法

      對 WPS表格 公式而言，函數是其中的主要組成部分，因此公式輸入可以歸結為函數輸入的問題。

      1.“插入函數”對話框

      “插入函數”對話框是 WPS表格 輸入公式的重要工具，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例， WPS表格 輸入該公式的具體過程是：

      首先選中存放計算結果(即需要應用公式)的單元格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，則表示公式開始的“=”出現在單元格和編輯欄，然后在打開的“插入函數”對話框中的“選擇函數”列表找到“SUM”函數。如果你需要的函數不在里面，可以打開“或選擇類別”下拉列表進行選擇。最后單擊“確定”按鈕， 在單元格中會出現“=SUM()” 。

      對SUM 函數而言，它可以使用從 數值 1 開始直到 數值 30 共30 個參數。對上面的公式來說，首先應當把光標放在 括號中 ，單擊工作簿中的“Sheet2!”工作表標簽， 連續選擇A1:A16區域，按住Ctrl鍵，單擊 “Sheet 3 !” ，選擇B2:B9區域，回車即可。

      上述方法的最大優點就是引用的區域很準確，特別是三維引用時不容易發生工作表或工作簿名稱輸入錯誤的問題。

      2.編輯欄輸入

      如果你要套用某個現成公式，或者輸入一些嵌套關系復雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。

      首先選中存放計算結果的單元格;鼠標單擊 WPS表格 編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個部分，公式輸入完畢后，單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)按鈕(或回車)即可。手工輸入時同樣可以采取上面介紹的方法引用區域，以公式“=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”為例，你可以先在編輯欄中輸入“=SUM()”，然后將光標插入括號中間，再按上面介紹的方法操作就可以引用輸入公式了。但是分隔引用之間的逗號必須用手工輸入，而不能像“插入函數”對話框那樣自動添加。